Benarkah Invoice Adalah Nota? Kenali Perbedaan Keduanya

0
46
Invoice Adalah Nota atau kwitansi

Benarkah Invoice Adalah Nota? Kenali Perbedaan Keduanya – Bagi rekan-rekan yang belum paham, invoice adalah sebuah dokumen yang sering diterima saat Anda melakukan transaksi jual beli terutama kepada badan usaha resmi yang telah terdaftar oleh Dirjen Pajak. Terkadang, masyarakat awam kita sering juga salah kaprah dalam menyebutnya dengan nota walaupun sebenarnya keduanya memiliki beberapa perbedaan yang perlu kamu tahu.

Pada kesempatan kali ini, idearmanto.com ingin membahas sesuatu yang belum pernah dibahas sebelumnya yakni mengenai invoice karena pada era digital seperti ini kita sering mendengar atau memiliki tagihan yang sering disebut dengan kata invoice. Lalu, apa yang membuat invoice berbeda dengan tagihan lainnya? berikut sedikit penjelasannya.

Invoice adalah Dokumen Resmi

Secara resmi, invoice merupakan sebuah daftar barang yang dikirim ke pelanggan beserta rincian tentang keterangan nama, jumlah beserta harga yang harus dibayarkan oleh pembeli kepada penjual. Invoice sendiri merupakan bukti jika penjual telah memenuhi kewajibannya dalam membayar pajak sehingga penjual yang memberikan invoice lebih bisa dipercaya oleh masyarakat.

Secara umum, invoice memiliki beberapa informasi tambahan selain nama dan jumlah barang yang dikirimkan. Untuk menjamin keakuratan atau kevalidan data, biasanya dalam invoice disertakan beberapa informasi tambahan. Informasi tersebut antara lain adalah sebagai berikut:

  1. Nama pihak penjual
  2. Nama pihak pembeli
  3. Tanggal transaksi/pembelian
  4. Keterangan barang yang dikirim/dibeli
  5. Harga barang per satuan
  6. Harga barang secara keseluruhan
  7. Jumlah pajak yang harus dibayarkan
  8. Total harga barang secara menyeluruh setelah terkena pajak

Informasi yang dituliskan dalam invoice harus benar-benar dipastikan kebenarannya dan tidak boleh ada kesalahan. Hal ini dikarenakan invoice juga akan diarsipkan sebagai bukti transaksi. Bagi pembeli, invoice berfungsi sebagai kas keluar dan transaksi pembelian sementara bagi penjual invoice digunakan sebagai bukti kas masuk, bukti transaksi dan pembayaran pajak.

Baca juga:

7 Usaha Kecil-kecilan Yang Menjanjikan Di Indonesia

Baca Juga:  20 Daftar Franchise di Bawah Rp 10 Juta

Berbagai Jenis Invoice

Pada umumnya selama ini, dalam bidang jual beli dikenal 3 jenis invoice. Berikut deretan invoice yang digunakan oleh perusahaan atau badan usaha.

1. Invoice biasa

Invoice semacam ini merupakan jenis yang paling mudah dijumpai. Selain karena sifatnya yang sederhana, invoice ini juga mudah untuk dipahami karena hanya menampilkan keterangan berupa barang yang dipesan, harga barang persatuan beserta jumlah total yang harus dibayarkan.

2. Invoice konsuler

Invoice jenis ini sangat lazim dijumpai pada transaksi internasional. Tanpa dokumen ini, aktivitas ekspor-impor tidak bisa dilakukan. Secara umum, invoice konsuler harus mendapat izin dan disahkan oleh negara pengimpor melalui kedutaan negara pengekspor sehingga memerlukan waktu yang cukup panjang.

3. Invoice proforma

Invoice ini juga dikenal dengan nama invoice sementara. Hal ini dikarenakan penjual akan mengirimkan barang yang dipesan pembeli secara bertahap. Setelah barang yang dipesan telah dikirim seluruhnya barulah penjual mengganti invoice tersebut dengan invoice biasa.

Invoice VS Nota

Berdasarkan keterangan di atas, jelas terlihat jika invoice bersifat lebih resmi dibandingkan dengan nota yang biasa dikeluarkan oleh penjual. Invoice lebih akurat dan praktis dibandingkan dengan nota karena sistemnya sudah terintegrasi. Berikut perbedaan mendasar antara invoice dengan nota.

1. Kelengkapan pajak

Dalam invoice, pembeli akan menerima tagihan pajak yang harus dibayarkan saat membeli suatu barang di perusahaan. Oleh sebab itu, invoice lebih berkesan resmi dibandingkan dengan nota yang umumnya ditulis tangan dan terlihat kurang professional. Selain terkesan kurang professional, penulisan manual juga memiliki tingkat kesalahan yang lebih besar dibandingkan dengan penulisan otomatis. Dengan seperti ini, invoice juga dapat meningkatkan brand suatu perusahaan.

2. Cetak otomatis

Karena invoice bersifat terintegrasi maka biasanya invoice dicetak secara otomatis. Kebanyakan perusahaan atau badan usaha yang resmi dan terdaftar sudah memiliki template invoice masing-masing sehingga akan memudahkan pembeli untuk melihat rincian pembayaran. Hal ini bersifat wajib agar pelanggan mudah mengenali invoice yang berasal dari perusahaan yang anda kelola.

Baca Juga:  Contoh Surat Pengunduran Diri yang Sopan dan Mudah Dipahami

3. Terintegrasi

Biasanya, pengeluaran invoice akan langsung terintegrasi ke dalam sistem informasi yang dimiliki perusahaan. Hal ini akan memudahkan perusahaan dalam mengolah data dan menyelesaikan pekerjaan terutama untuk bagian keuangan. Integrasi tersebut tentu saja akan sangat membantu dalam mengurangi pengeluaran perusahaan. Perusahaan bisa melakukan efisiensi baik dari segi waktu, tenaga kerja hingga pengeluaran alat tulis seperti kertas.

Secara umum, dokumentasi seperti invoice merupakan suatu hal yang sangat diperlukan oleh perusahaan. Dibandingkan dengan nota, invoice lebih akurat, praktis dan aman. Jadi, lain kali perhatikan saat Anda melakukan pembelian terutama secara online. Pastikan Anda menerima invoice dan bukan berupa nota karena nota dan invoice adalah dua hal yang berbeda.

Bonus Tips!! Bagi Para Pelaku Usaha yang Ingin Menerbitkan Invoice untuk Konsumennya

1. Format penulisan yang rapi dan jelas

Penulisan invoice haruslah jelas dan mudah dibaca, terlebih pada bagian tanggal jatuh tempo dan item pesanan serta jumlah pembayaran yang harus dibayar. Hal ini sangat penting dikarenakan agar konsumen dapat dengan mudah memahami isi invoice tersebut. Gunakan font formal seperti Calibri, Cambria, Garamond, Helvetica, dsb. agar pelanggan yakin dengan invoice yang didapatnya resmi dari perusahaan.

2. Mengirimkan invoice di waktu yang tepat

Mengirimkan invoice haruslah mempertimbangkan jatuh tanggal tempo pembayaran pelanggan. Anda dapat memilih 10-15 hari sebelum tanggal jatuh tempo agar pelanggan dapat mengatur keuangannya untuk membayar invoice yang anda tagihkan. Ada baiknya jangan sampai anda mengirim ke satu pelanggan lebih dari tiga kali karena dapat menggangu kenyamanannya.

3. Jawablah pertanyaan dengan ramah apabila pelanggan bertanya tentang invoice

Kenyamanan pelanggan haruslah menjadi prioritas utama disetiap bisnis. Salah satu cara yang dapat membentuk hal tersebut adalah dengan menunjukan sikap atau attitude yang ramah dan baik kepada setiap pelanggannya. Jawablah setiap pertanyaan pelanggan dengan singkat dan padat. Responlah pertanyaan pelanggan dengan sesegera mungkin. Jangan lupa ucapkan terima kasih setiap pelangganmu telah membayar invoice-nya.

4. Metode pembayaran invoice tidak boleh hanya satu

Baca Juga:  Contoh Surat Lamaran Pekerjaan yang Menarik untuk Segala Posisi

Anda harusnya tidak bergantung pada satu metode pembayaran saja. Ada pelanggan yang senang dengan pembayaran melalui transfer bank, ada yang juga lebih senang dengan cash secara langsung. Layaknya marketplace lokal seperti tokopedia atau shopee yang memiliki banyak metode pembayaran agar pelanggan secara mudah untuk dapat segera melakukan pembayaran.

Penulis sebagai seorang muslim mengingatkan kepada para pelaku usaha juga agar mempelajari ilmu fikih muamalah kontemporer yang ada di situs-situs islami seperti Rumaysho, pengusahamuslim.com, yufid.tv, almanhaj.or.id, dsb. Agar transaksi yang kita lakukan diberkahi oleh Allah Subhanahu wa ta’ala.

Demikian pembahasan mengenai apakah benar invoice adalah nota? semoga dari penjelasan diatas dapat menjawab pertanyaan anda selama ini. Silakan share artikel ini jika anda merasakan manfaatnya. Sekian dan terima kasih.

Baca juga:

Kumpulan Skill yang Dibayar Tinggi yang Wajib Kamu Kuasai

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here